Choisir sa plateforme LMS : les bonnes questions à se poser !

Article 2J Process

Publié le 21/03/2024 | Lecture ⏱️ 6 min

Si le but des plateforme LMS est commun – à savoir gérer et diffuser des formations en ligne – aujourd’hui, aucune plateforme ne fonctionne de la même manière, ni ne propose exactement les mêmes fonctionnalités. Cela peut être un casse-tête lorsqu’on débute dans le monde de l’e-learning et qu’on est à la recherche de l’outil idéal. Et pour cause : il existe à ce jour plusieurs centaines de solutions disponibles sur le marché. Pour vous aider à y voir plus clair dans vos besoins, nous avons répertorié la liste des principales questions à vous poser avant de choisir votre plateforme LMS.

1/ Qui suis-je ?

Question étonnante à première vue. Rassurez-vous : l’idée n’est pas de réaliser une introspection mais bel et bien d’éclairer vos besoins en matière d’outils de formation. Et ils peuvent être très différents selon que vous soyez une grande entreprise, une PME, un formateur, un responsable QHSE, etc. Par exemple, un formateur indépendant aura tendance à privilégier un outil qui distribue la formation de manière sporadique avec un principal mot d’ordre : simplicité. Son choix se portera probablement sur une plateforme avec un système de connexion simplifié et une gestion légère lui évitant d’alourdir ses process. Un responsable Qualité hygiène sécurité d’une grande entreprise choisira, lui, plutôt une plateforme LMS stabilisée et complète lui permettant un export exhaustif des données, la possibilité de générer une attestation en cas de formation réglementaire, et l’accès à un support technique conséquent pour une gestion de masse. Deux profils distincts aux besoins bien différents.

2/ Combien de formations dois-je héberger ?

Est-ce que je propose une formation one-shot ? Auquel cas, j’aurais probablement besoin d’un système qui assure une traçabilité simple. Ou ai-je l’intention de diffuser plusieurs formations liées les unes aux autres et permettant différents niveaux de validation ? Dans ce cas, il s’agira de se tourner vers une plateforme conséquente, gérant des données plus complexes et proposant éventuellement un système de parcours de formation, c’est-à-dire une sorte d’itinéraire d’apprentissage pour vos apprenants. Dès lors que vous souhaitez diffuser plusieurs formations, la question doit se poser.

3/ Quel rythme de diffusion pour mes formations ?

Mes formations sont-elles diffusées sur la longue durée ou sont-elles juste ponctuelles ? Cette question est très importante car sa réponse conditionnera le besoin de disponibilité de l’outil qu’il soit en ligne, sur smartphone ou off-line. Chaque plateforme dispose de son propre système de mise à disposition de l’espace et les coûts associés peuvent être très variable d’une solution à l’autre. Si votre formation est limitée dans le temps, choisissez une plateforme LMS qui vous permet également un usage limité dans le temps. L’inverse est aussi vrai : si vous vous engagez sur la durée avec une formation longue, privilégiez un outil avec un accompagnement plus complet.

4/ Combien d’utilisateurs ?

C’est généralement l’une des premières questions qui vous sera posée si vous vous adressez aux professionnels de la formation en ligne ! Pour une raison simple : plus le nombre d’utilisateurs sera important, plus votre outil de gestion devra être performant. Si vous devez gérer un nombre élevé d’apprenants chaque jour, privilégiez un outil intuitif vous offrant diverses possibilités que ce soit en termes d’import de fichiers, de synchronisation de données ou d’interconnexion avec vos logiciels déjà existants.

5/ De quel niveau de traçabilité ai-je besoin ?

Certains services de formation mettent tout en œuvre pour assurer une amélioration constante de leurs formations continues. Le besoin de feedbacks de la part des apprenants, le suivi de la progression et des taux de complétion, l’identification détaillée des questions qui peuvent poser problème aux élèves… Toutes ces données sont des indicateurs fiables permettant aux responsables de formation d’affiner leur stratégie. Mais, une fois de plus, si ce niveau de reporting et de traçabilité a du sens pour certains types d’organismes, un formateur indépendant s’adressant à une niche restreinte n’aura peut-être pas besoin d’outils d’analyse aussi poussés. Une simple remontée de score peut suffire.

6/ Quelles sont les contraintes SI et RH de mon organisation ?

Existe-t-il des outils déjà en place à mutualiser ? Y-a-t-il besoin de vases communicants ou de passerelles entre ces outils ? Quelles sont les contraintes en matière de communication ? De sécurisation des flux de données ? Ces questions, très souvent oubliées, sont en fait un préalable indispensable à votre choix final. Ces problématiques sont d’autant plus importantes que la taille de votre entreprise est grande et que le nombre d’outils utilisés en interne est vaste.

7/ Quel est mon budget ?

Si la question du budget est bien souvent le nerf de la guerre, elle ne doit cependant pas être prise à la légère. Il existe presque autant de tarifs différents qu’il existe de plateformes, allant de l’hébergement gratuit au système d’abonnement. Bien sûr, la plateforme LMS gratuite vous demandera un investissement en termes de temps de gestion et de connaissances bien plus conséquent, puisque vous devrez tout gérer vous-même. Les LMS avec abonnement proposent généralement un support technique et parfois même la possibilité de déléguer votre temps de gestion. Or, c’est bien connu : le temps, c’est de l’argent ! À vous de voir comment vous souhaitez allouer vos charges en matière de gestion…

8/ Ai-je besoin de fonctionnalités spécifiques ?

Peut-être aurions-nous dû commencer par-là, car c’est finalement LA question à se poser ! Non pas que les précédentes ne soient pas importantes : elles conditionnent une première sélection éclairée de l’outil qui répondra à vos attentes en matière d’apprentissage. Mais lorsque vous avez des besoins très spécifiques qui sortent des fonctionnalités classiques proposées par la plupart des LMS, cela restreint le choix final. Prenons l’exemple d’un organisme de formation qui souhaite faire passer un accueil sécurité à des opérateurs intérimaires. Ces derniers n’ont pas d’adresse mail professionnels et ne peuvent donc pas recevoir de convocation en ligne. L’organisme devra opter pour une plateforme LMS prenant en compte ces spécificités. Imaginons maintenant une entreprise qui souhaite proposer une formation digitalisée sur tablette, mais sans accès réseau sur ses sites. Il lui faudra anticiper en amont pour choisir un outil capable de sauvegarder et synchroniser les informations malgré l’absence de connexion.