Décryptage des LMS : tout ce que vous devez savoir sur les Learning Management Systems

Publié le 18 février, 2024

Décryptage des LMS : tout ce que vous devez savoir sur les Learning Management Systems

Article 2J Process

Publié le 18/02/2024 | Lecture ⏱️ 5 min

Apparues dans les années 2000, les plateformes LMS ont connu un développement accru ces dernières années avec l’accélération de la digitalisation de la formation et l’extension de l’apprentissage à distance. Que ce soit pour les apprenants, les services RH ou les préventeurs, passer à l’e-learning et donc à l’utilisation d’une plateforme LMS n’est plus vraiment une option. Au contraire, cela simplifie la formation. Décryptage.

L’outil dont vous ne pourrez plus vous passer pour vos formations

Les LMS – abréviation de Learning Management Systems – sont des outils de gestion de la formation. Entendez par là des logiciels qui vous permettent de créer organiser, gérer, diffuser vos formations en ligne.

S’il n’est pas toujours facile de choisir sa plateforme de formation , il faut avoir en tête que les fonctionnalités d’une plateforme LMS s’articulent autour de deux notions essentielles : l’apprentissage et la gestion des apprenants.

La plupart des Learning Management Systems bénéficient de trois types de profils :

Le profil apprenant permet à l’élève de suivre sa formation en ligne à son rythme d’où il veut quand il veut, assurant ainsi un apprentissage de qualité

Le profil gestionnaire est l’espace sur lequel le formateur peut gérer ses cours, créer et modifier ses sessions de formation et accompagner ses apprenant, récupérer leurs attestations de réussite. Il peut notamment avoir accès aux résultats des évaluations de ses élèves et identifier les éventuelles lacunes nécessitant un suivi personnalisé.

Le profil administrateur permet de gérer les accès et les autorisations pour toutes les entités de l’entreprise. Depuis son espace, l’administrateur peut ajouter des utilisateurs, leur attribuer des rôles, les regrouper pour créer une arborescence, etc.

Un ou une LMS ? L’acronyme LMS vient de l’anglais « Learning management system », littéralement « système de gestion de l’apprentissage » ; c’est pourquoi il est fréquent de voir écrit « un LMS ». Cependant, en français, on a coutume de parler plutôt de « plateforme LMS », voilà la raison pour laquelle chez 2J Process on préfère évoque notre LMS au féminin. Quoi qu’il en soit les deux termes peuvent être utilisés indifféremment et sans aucune incidence sur les fonctionnalités de la plateforme !

Quels sont les avantages des Learning Management Systems ?

Digitaliser ses formations et passer par une plateforme LMS comporte de nombreux avantages.

Pour l’entreprise :

> Gain de temps : l’utilisation d’une plateforme LMS permet d’optimiser la gestion et l’organisation des formations en automatisant par exemple l’envoi de convocations ou en simplifiant l’accès aux résultats, synonymes de gain de temps pour les services RH.

> Réduction des coûts : l’investissement de départ pour la mise en place de la plateforme est généralement très vite compensé par la réduction des coûts habituels de formation liés aux locations de salle, de matériel, aux frais de déplacement, au paiement du formateur… Par ailleurs, la formation à distance permet d’éviter de monopoliser l’ensemble des collaborateurs en même temps et donc d’assurer la continuité des services ce qui représente un gain non négligeable, bien que difficilement quantifiable.

> Meilleure traçabilité : l’ensemble des données concernant les passages de cours est conservé de manière sécurisée et consultable à tout moment par le formateur et/ou l’administrateur qui peut alors suivre la progression de ses élèves et identifier facilement les problématiques rencontrées par les apprenants.

> Reporting et analyse : les résultats peuvent être exportés simplement en quelques clics. Le reporting est un outil puissant à la fois pour le suivi et pour l’amélioration continue des formations qui peuvent ensuite être adaptées en fonction des informations analysées.

> Création d’attestation : à la fin de la formation, vous avez la possibilité de télécharger une attestation de passage ou de réussite. Utile notamment en cas d’audit de l’entreprise ou lorsque l’apprenant suit une formation certifiante ou réglementaire comme un accueil sécurité.

> Meilleur engagement de l’apprenant : les formations digitales se basent sur des pédagogies interactives impliquant les élèves en intégrant une dimension de gamification. Cela rend les formations plus ludiques et donc, plus engageantes.

Pour l’apprenant :

> Stockage et sécurisation des données : la traçabilité n’est jamais perdue ! Même en cas de perte de l’attestation de passage, l’apprenant pourra toujours justifier qu’il a bel et bien réussi sa formation.

> Flexibilité et adaptabilité : l’utilisation d’une plateforme LMS permet la consécration du système ATAWAD (any time, any where, any device). La plateforme est pensée pour que l’apprenant puisse suivre une formation à son rythme. Il peut la parcourir et la revoir autant de fois qu’il le souhaite, d’où il souhaite.

> Évolutivité : une plateforme LMS est évolutive. De nouvelles fonctionnalités peuvent y être développées en fonction des besoins remontés par l’ensemble des utilisateurs qu’ils soient élèves, formateurs ou tuteurs.

Les Learning Management Systems au service de la formation et de la prévention

Si aujourd’hui la notion de LMS est bien connue des services RH et formation, elle est parfois négligée par les préventeurs voire les formateurs eux-mêmes, à tort.

Si vous hésitez, sachez qu’une plateforme LMS ne remplace en rien le formateur. Au contraire, elle se caractérise comme un outil d’accompagnement destiné à lui faciliter la vie et le suivi.

Pour les préventeurs, elle est un appui de choix leur permettant une optimisation de leur travail et gain de temps conséquent : imaginez-vous digitaliser votre accueil sécurité ou vos formations réglementaires pour vous consacrer plus efficacement sur des actions de terrain. C’est d’ailleurs généralement la première raison évoquée par nos clients : déléguer des tâches répétitives et chronophages, pour se concentrer sur la mise en place d’actions de préventions auprès des équipes.